Как организовать командировку ТОП-менеджеру компании и не быть уволенным

май 09, 2024

photo

Организация командировок руководителя может стать настоящим испытанием на прочность даже для самого опытного секретаря. Топ-менеджеры компаний предъявляют строгие стандарты к деловым поездкам. Все нужно спланировать и подготовить на высоком уровне, чтобы зарекомендовать себя как хорошего специалиста.

Сбор информации

Организация деловых поездок невозможна без сбора информации. Нужно узнать дату и время мероприятий, место их проведения и состав участников, а также данные руководителя (номера документов, наличие виз). Кроме того, на этом же этапе следует подготовить необходимые для мероприятия бумаги: рекламные проспекты, контракты, сертификаты.

Организационные вопросы

Если есть необходимость в получении виз, соберите все нужные документы и направьте их в посольство. Дальше следует заняться поиском подходящих авиа- или железнодорожных билетов. Выбирайте самый комфортный и короткий путь, чтобы руководитель не успел устать. Если бюджет позволяет, заказывайте бизнес-класс. И не забудьте о трансфере из аэропорта до гостиницы! 

Отель также выбирайте с удобным расположением вблизи от места проведения мероприятий с отличными отзывами и высоким стандартом сервиса. Забронируйте все как можно раньше, ведь хорошие варианты разбирают первыми. 

Оформление документов

Следующий важный шаг в организации корпоративных поездок — подготовка приказа о командировке. Подпишите его у руководителя и зарегистрируйте. Не забудьте оформить и командировочное удостоверение или другие внутренние бумаги, подтверждающие прибытие специалиста на место. 

Составление плана

Чтобы поездка прошла успешно, важно составить четкий и подробный план мероприятий, в котором прописано время и место встречи, а также указаны контактные лица. Там же должны быть сведения по логистике — как и куда можно добраться, где будет ожидать водитель или такси. 

Во время командировки

Важно оказать информационную поддержку руководителю во время деловой поездки. В любой момент что-то может пойти не так: бронь билетов или отеля не подтвердится, машина не приедет, а встречи перенесутся. Гораздо легче разобраться со всеми трудностями сотруднику, который находится в офисе на связи с остальными участниками мероприятия и имеет доступ ко всей информации, чем человеку, оказавшемуся в гуще событий.

После командировки

После возвращения топ-менеджера из командировки важно обработать все материалы, привезенные с мероприятия — рекламные предложения, контракты, контакты партнеров, а также оформить отчет о деловой поездке. Только после этого работа специалиста будет завершена, а руководитель останется доволен. 

Не рискуйте своей карьерой при организации командировки для ТОП-менеджера компании. Обратитесь к надежному туроператору Bubadrom для безопасной и успешной поездки, сохраняя рабочую репутацию и избегая неприятностей.

Читайте далее: 

Высылаем только важное, новое и интересное

Подпишитесь и узнавайте первыми!