Как организовать поездку делегации на международное бизнес-событие

мар 31, 2024

photo

Важная часть развития организации — командировки делегаций на международные бизнес-события. Деловые поездки сотрудников помогут фирме выйти на новый уровень. Конференции, выставки, фестивали — именно на таких мероприятиях налаживают рынки сбыта и важные связи, изучают опыт зарубежных коллег. 

При этом организация деловых поездок сотрудников требует много времени, ресурсов и знаний. Чтобы командировка прошла успешно, важно тщательно все спланировать и решить множество задач

Как составить план деловой поездки?

  • Грамотно и быстро оформить документы. Важно не только обеспечить юридические процедуры внутри организации, но и позаботиться о визах для пересечения границы. 
  • Забронировать все необходимое: билеты на самолет, номера в отеле, арендовать транспорт.
  • Продумать логистику. Важно четко определить, кто куда и во сколько поедет. За короткое время сотрудникам придется решать множество разных вопросов, поэтому нельзя допускать ошибок в расписании. 
  • Определить и оптимизировать расходы, выделить необходимые суммы. Все, что можно оплатить заранее — оплатите заранее, чтобы не тратить на это минуты в самой поездке. 
  • Позаботиться о печатной продукции и образцах выпускаемых товаров. Делегация должна иметь при себе рекламные буклеты, сувениры с логотипами, проспекты с важной информацией и, конечно, примеры создаваемых вещей. Все это нужно заранее выбрать, изготовить и упаковать. 
  • Организовать экскурсионную программу. Знакомство с городом, в котором проходит мероприятие, добавит сотрудниками необычных впечатлений, мотивации на отличную работу и позволит выйти из зоны комфорта. Кроме того, это отличный способ узнать и понять представителей другой культуры, с которыми планируется сотрудничество. 
  • Продумать поддержку делегации. Найти переводчика, водителя, экскурсовода, связаться с администраторами площадки. Вопросы и сложности в любом случае возникнуть, но важно знать, кто поможет их решить. 

Все это сложно организовать даже для поездки одного сотрудника, а когда речь идет о целой делегации, ответственность возрастает в разы. Координация группы работников из разных отделов, занимающих разные должности и имеющих разный опыт, займет не один час. Кроме того, далеко не во всех компаниях есть тревел-менеджер, который занимается организационными вопросами. Если же задача устроить зарубежную поездку делегации ляжет на рядового сотрудника, избежать трудностей вряд ли удастся. 

Лучший вариант в таком случае — обратиться в сервис организации командировок Bubadrom. Персональный ассистент учтет ваши пожелания и решить все сложности: начиная от покупки билетов и заканчивая составлением культурной программы. А работники, избавившись от необходимости заниматься не своими обязанностями, полностью сосредоточатся на предстоящей поездке и смогут отлично к ней подготовиться. Кроме того, демонстрация слаженных и четких действий делегации за рубежом точно произведет на иностранных коллег хорошее впечатление.

Высылаем только важное, новое и интересное

Подпишитесь и узнавайте первыми!